Penyelenggaraan Konferensi International

Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki visi menjadi World Class University. Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, UIN Jakarta perlu berupaya melakukan Penguatan dan Pengembangan Riset. Dalam upaya tersebut, diperlukan serangkaian program kerja yang dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas publikasi akademisi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M) dan Pusat Penelitian dan Penerbitan (Puslitpen) dalam hal ini berupaya mengakomodasi kebutuhan penelitian  akademisi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta  dengan   menawarkan beberapa skema penelitian, dimana pada  setiap skema penelitian memiliki   tujuan  khusus. Kemudian mewajibkan penerima bantuan penelitian untuk mempublikasikan hasil penelitiannya baik di jurnal nasional maupun di jurnal bereputasi internasional.

Publikasi di jurnal ilmiah merupakan salah satu indikator kinerja utama Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M). Sebagai tindak lanjut dari luaran penelitian, akademisi dituntut untuk mampu mempublikasikan hasil penelitiannya agar reputasinya sebagai peneliti meningkat. Salah satu tahapan penting dalam proses publikasi adalah diseminasi hasil penelitian melalui seminar atau konferensi di tingkat nasional dan internasional. Konferensi internasional yang dapat diikuti oleh akademisi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak harus dilakukan di luar negeri, tetapi dapat juga dilakukan di dalam negeri.

Melalui  konferensi  internasional  diharapkan  para  peneliti  bisa  bertukar  informasi sehingga akan dapat menambah wawasan dan kematangan berpikir ilmiah. Konferensi internasional dapat juga menjadi sarana untuk menjalin kerja sama antarpeneliti sebidang, khususnya yang berasal dari luar negeri. Keikutsertaaan peneliti dalam konferensi internasional juga dapat membuka peluang publikasi ilmiah pada jurnal yang memiliki reputasi baik.

Menindaklanjuti upaya untuk meningkatkan budaya riset dan kinerja publikasi internasional akademisi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M) menawarkan kesempatan kepada civitas akademika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk mengajukan permohonan bantuan penyelenggaraan konferensi internasional. Bantuan ini diharapkan dapat menjadi sarana bagi pengembangan kapasitas keilmuan akademisi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Pengusul Bantuan Konferensi Internasional ini adalah program  studi  atau  jurusan,  fakultas,  atau  lembaga  dan pusat-pusat yang ada di lingkungan UIN Jakarta. Bila jumlah pengusul melebihi kuota yang tersedia, penerima bantuan akan ditentukan melalui seleksi atau kompetisi atas proposal yang diajukan.

Tujuan Bantuan Konferensi Internasional

Tujuan pemberian bantuan konferensi internasional adalah:

  1. Memberikan bantuan dana kepada Institusi yang diwakili individu atau kelompok dosen UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan rumpun keilmuan sejenis atau lintas disiplin, untuk menyelenggarakan pertemuan ilmiah berskala internasional;
  2. Meningkatkan jumlah publikasi internasional terindeks Scopus atau sederajat oleh sivitas akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta;
  3. Meningkatkan kerja sama antarpeneliti dari berbagai negara dan sekaligus menjadi media networking bagi sivitas akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Keluaran Kegiatan

Luaran  kegiatan  ini  adalah  terpublikasinya  sejumlah  karya  ilmiah  hasil  penelitian

dosen/guru besar UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada prosiding yang terindeks Scopus atau sederajat atau dalam jurnal-jurnal yang bereputasi internasional dan terindeks Scopus.

Kriteria dan Pengusulan Bantuan Konferensi Internasional

Kriteria dan pengusulan bantuan konferensi internasional mencakup aspek-aspek berikut.

  1. Pengusul Bantuan Konferensi Internasional adalah Program Studi (Jurusan), Fakultas, Pusat Studi, UPT  atau  Lembaga  di  bawah  UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
  2. Sekurang-kurangnya melibatkan 3 (tiga) invited speaker dari luar negeri yang diundang dan hadir dalam konferensi yang diusulkan.
  3. Sekurang-kurangnya melibatkan  peserta  dari  4  (empat)  negara  dengan  ketentuan jumlah peserta asing tidak boleh kurang dari 7 (tujuh) orang termasuk pembicara, moderator dan partisipan. Pengusul yang mengajukan mitra kerja dengan pihak himpunan profesi internasional akan diprioritasikan.
  4. Semua makalah yang disajikan harus merupakan hasil penelitian, ditulis dalam Bahasa Inggris atau Arab.
  5. Pengusul harus secara jelas mencantumkan bahwa kegiatan konferensi dibiayai oleh DIPA UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Apabila pengusul memiliki kesempatan untuk mendapatkan sumber pendanaan lain, maka pengusul harus secara jelas menyatakan di dalam usulan kegiatan sumber pendanaan tersebut berasal.
  6. Pengusul harus  dapat  secara  jelas  menyebutkan  nama jurnal  internasional terindeks Scopus yang menjadi  target untuk publikasi, atau nama provider prosiding yang terindeks Scopus misalnya (procedia) atau web of conference.
  7. Bagi pengusul yang hasil konferensinya (prosiding) diindeks di lembaga pengindeks bereputasi internasional (ditunjukkan dengan MoU atau korespondensi email) akan mendapatkan priorita

Pembiayaan

Jenis komponen kegiatan yang dapat didanai adalah:

  1. Biaya honorarium, akomodasi dan konsumsi serta perjalanan luar dan dalam negeri.
  2. Biaya penyelenggaraan konferensi,  dapat  berupa sewa  gedung, spanduk, website, konsumsi  selama konferensi, conference kits, dan dokumentasi;
  3. Biaya kesekretariatan, termasuk honor pelaksana;
  4. Biaya penyusunan laporan;

Ketentuan lain yang perlu diperhatikan:

  1. Tidak diperkenankan membeli peralatan maupun pembelian yang bersifat investasi (misalnya: laptop, LCD, dan lain sebagainya);
  2. Komposisi pendanaan harus proporsional dan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku;
  3. Pajak atas pembiayaan yang dikenai pajak (honorarium, dll ) disetorkan langsung ke kas negara oleh penyelenggara;
  4. Tidak diperkenankan mendanai kegiatan dari sumber APBN lainnya untuk komponen pembiayaan yang sama (double funding); dan
  5. Pelaksanaan kegiatan ini akan dimonitor oleh LP2M UIN Jakarta.

Sistematika Usulan

Sistematika usulan mengikuti urut-urutan sebagai berikut.

  1. Proposal ditulis dalam bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris.
  2. Diketik menggunakan kertas ukuran A4, dijilid rapi dengan sampul warna KUNI
  3. Halaman sampul (nama konferensi, nama pengusul, Program Studi, Jurusan, Fakultas atau Lembaga, dan tahun usulan).
  4. Pendahuluan (latar belakang, tema, tujuan, manfaat).
  5. Mekanisme pelaksanaan (uraian mengacu pada nomor 4, meliputi kriteria dan pelaksanaan konferensi).
  6. Rancangan susunan penyelenggara maksimal 10 orang.
  7. Prosedur penerimaan dan penyeleksiaan makalah.
  8. Target jurnal bereputasi internasional yang dituju dengan menyebutkan nama-nama jurnal yang telah dihubungi untuk menjadi target publikasi.
  9. Jadwal kegiatan mulai dari penyebaran pengumuman/Call for Papers hingga pelaksanaan konferensi.
  10. Rencana anggaran biaya (RAB) konferensi internasional dengan anggaran maksimum Rp000.000 (seratus lima puluh juta rupiah) termasuk pajak.
  11. Apabila usulan dana melebihi pagu yang tersedia, komponen biaya yang diusulkan supaya dipisahkan dari komponen biaya yang bersumber dari dana atau sponsor la
  12. Besaran nilai komponen dalam RAB disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 65/P02/2015 tentang Standar Biaya Masukan Tahun 2016.
  13. Lampiran antara  lain  berupa draft edaran/sirkuler call for papers yang menyebutkan  invited  speakers dan alamat website konferensi.

Mekanisme Seleksi, Evaluasi, dan Pelaporan

Mekanisme seleksi, evaluasi, dan pelaporan untuk kegiatan ini adalah sebagai berikut.

  1. Proposal teknis dan rencana anggaran biaya (RAB) diterima oleh LP2M UIN Syarif Hidayatullah Jakarta selambat-lambatnya pada tanggal 28 Januari 2017 pukul 00 WIB;
  2. Penetapan penerima  bantuan  konferensi  internasional  dilakukan  melalui  proses seleksi oleh tim yang ditunjuk LP2M;
  3. Pelaksanaan kegiatan konferensi selambat-lambatnya 10 November 2017 dan setelah dilakukan penandatanganan surat perjanjian antara penerima hibah dengan LP2M UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
  4. Dana bantuan konferensi internasional dibayarkan melalui rekening penerima bantuan paling lambat seminggu sebelum pelaksanaan konferensi.
  5. Dana bantuan disalurkan secara langsung (LS) dalam 2 tahap: 70% dan 30%.
  6. Dana 70% diproses pembayarannya setelah website konferensi telah dibuat dan dapat di akses luas. Website ini wajib memuat call for papers jadwal tentatif dan acara temu ilmiah: bukti online dan offline bahwa call for papers telah diterbitkan dan diedarka
  7. Menyertakan fotokopi rekening koran/buku tabungan dan fotokopi NPWP atas nama penerima hibah, dan setelah kontrak ditandatangani kedua belah pihak;
  8. Dana 30% diproses setelah laporan kemajuan penggunaan dana 70% diterima oleh LP2M UIN Syarif Hidayatullah Jakarta atau selambat-lambatnya tanggal 30 November 2017.
  9. Mengirimkan fotokopi  laporan  pertanggungjawaban akhir kegiatan yang sudah harus diterima oleh LP2M selambat-lambatnya 20 (duapuluh) hari setelah selesainya   pelaksanaan konferensi yang dilengkapi dengan uraian jalannya konferensi, kelengkapan administrasi, bukti-bukti pengeluaran yang sah secara keseluruhan (100%), foto dokumentasi kegiatan, dan dilampiri sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) makalah/artikel tersele
  10. Bukti penerimaan sekurang-kurangnya 5 (lima) makalah terseleksi oleh pengelola jurnal bereputasi internasional atau prosiding terindeks Scopus dan 5 (lima) makalah terseleksi oleh jurnal nasional terakreditasi yang disampaikan selambat-lambatnya pada minggu terakhir November 2017.