Conference Travel Grants

Sebagai tindak lanjut dari output penelitian, dosen dituntut untuk mempublikasikan hasil penelitiannya agar reputasinya sebagai peneliti meningkat, terutama pada tingkat internasional. Salah satu tahapan penting dalam proses publikasi adalah diseminasi hasil penelitian melalui konferensi nasional dan internasional. Jati diri peneliti akan meningkat apabila hasil risetnya dipresentasikan pada konferensi internasional yang bereputasi. Menyiapkan presentasi hasil penelitian di forum ilmiah internasional membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Para dosen dan peneliti seringkali menghadapi kendala mahalnya biaya perjalanan dan akomodasi di luar negeri, termasuk biaya pendaftaran konferensi itu sendiri. Menyadari hal itu, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berupaya memberi kemudahan fasilitas dukungan dana bagi dosen atau peneliti yang hendak mempresentasikan hasil temuan penelitiannya di forum ilmiah internasional yang bereputasi.

Melalui partisipasi kegiatan konferensi internasional, diharapkan para peneliti dapat berinteraksi dan bertukar informasi, sehingga akan menambah wawasan ilmu pengetahuan dan kematangan berfikir ilmiah. Konferensi internasional juga dapat dipergunakan oleh para peneliti untuk menjalin kerjasama dalam berbagai kegiatan riset antar disiplin ilmu pengetahuan, khususnya dengan para peneliti dari luar negeri. Partisipasi dalam konferensi internasional dapat juga membuka peluang publikasi ilmiah pada jurnal internasional yang terindeks.

Program

Menindaklanjuti peningkatan kinerja publikasi internasional, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta menawarkan kepada para dosen dan akademisi di lingkungan UIN Jakarta untuk mengikuti seleksi program bantuan perjalanan konferensi ke luar negeri. Pengusul bantuan program ini adalah dosen dan akademisi UIN Jakarta, dengan persetujuan pimpinan pada fakultas masing-masing. Penerima bantuan akan ditentukan melalui seleksi atas proposal yang diajukan.

 Tujuan

Tujuan program ini adalah untuk memberi bantuan biaya mengikuti konferensi yang dilaksanakan di luar negeri kepada dosen/peneliti untuk mendiseminasikan hasil penelitiannya di forum temu ilmiah bereputasi internasional.

Hasil yang diharapkan melalui pogram ini adalah sebagai berikut.

  1. terdiseminasikannya hasil penelitian dan diperolehnya masukan untuk penyempurnaan naskah artikel karya ilmiah dosen sehingga nantinya dapat menerbitkan naskah tersebut di jurnal internasional terindeks;
  2. meningkatnya reputasi dosen/peneliti UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di forum temu ilmiah tingkat internasional;
  3. diterbitkannya hasil penelitian atau karya ilmiah dosen/peneliti UIN Jakarta pada jurnal internasional terindeks;
  4. tumbuh kembangnya budaya diseminasi hasil penelitian dosen UIN Jakarta pada level internasional dengan audiensi yang lebih luas dan bergengsi;
  5. meningkatnya jalinan kerja sama/jejaring antara dosen/peneliti UIN Jakarta dengan para sarjana asing dari mancanegara.

Output

Dari makalah yang disajikan pada forum ilmiah internasional di luar negeri, output yang ingin dicapai adalah terbitnya naskah artikel pada jurnal internasional terindeks.

Prosedur Teknis Pengusulan

Calon penerima program bantuan menyiapkan usulan proposal dengan memenuhi ketentuan atau melampirkan dokumen sebagai berikut:

  1. Persetujuan dari dekan fakultas;
  2. Edaran atau Pengumuman dari organisasi pelaksana konferensi yang mencerminkan level keinternasionalan dan kekhususan serta spesialisasi bidang ilmu forum ilmiah tersebut;
  3. Surat Pernyataan yang dibubuhi materai Rp6.000,00 dan ditandatangani oleh calon peserta serta diketahui oleh pimpinan fakultas yang memuat pernyataan antara lain:
  4. naskah makalah yang akan dipresentasikan bebas plagiarisme;
  5. Keterangan bahwa calon peserta tidak sedang melakukan studi atau kursus pelatihan di luar negeri;
  6. Keterangan bahwa calon peserta sanggup untuk menerbitkan naskah makalah yang dipresentasikan pada jurnal internasional terindeks dengan mencantumkan nama jurnal internasional yang dimaksud;
  7. Naskah makalah atau artikel lengkap yang akan didiseminasikan pada konferensi internasional;
  8. Surat penerimaan atau acceptance letter dari panitia atau penyelenggara konferensi;
  9. Jadwal presentasi sementara yang diterbitkan oleh penyelenggara konferensi akan menjadi poin  tambahan tersendiri;
  10. Rincian biaya yang diperlukan (menurut mata uang Rupiah), terdiri atas biaya pulang pergi transportasi udara kelas ekonomi, visa fee, transport lokal menuju dan dari bandara, akomodasi 2 malam, biaya hidup 3 hari, dan biaya pendaftaran konferensi. Kekurangan pembiayaan dapat diupayakan dari sumber lain.
  11. Usulan sudah diterima LP2M selambat-lambatnya 50 hari sebelum jadwal pelaksanaan konferensi di luar negeri;
  12. Jadwal pelaksanaan konferensi di luar negeri yang diusulkan harus diselenggarakan sebelum tanggal 30 November 2017;
  13. Bantuan biaya perjalanan konferensi luar negeri ini diprioritaskan bagi dosen yang mempresentasikan Untuk paper presentation, bantuan dapat diberikan untuk penulis pertama.
  14. Diutamakan konfeensi yang memiliki level popularitas yang tinggi ditandai antara lain dengan lamanya rutinitas atau berkala pelaksanaan konferensi dan jumlah peserta ribuan dari disiplin ilmu tertentu;
  15. Setelah selesai mengikuti konferensi di luar negeri, peserta segera menyampaikan laporan pelaksanaan dalam bentuk hard copy dan soft copy yang disertai bukti-bukti asli pengeluaran yang sah dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan batas maksimum dana yang disetujui selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja kepada LP2M.

Persyaratan penerima Conference Travel Grant

  1. adalah dosen tetap UIN Jakarta minimal berpangkat Lektor;
  2. bergelar Doktor (diutamakan) atau Magister dengan pangkat fungsional Lektor Kepala dengan minimal golongan/ruang IVa dibuktikan dengan melampirkan SK pengangkatan terakhir;
  3. melampirkan bukti abstrak yang telah dikirim atau letter of acceptance dari organisasi pelaksana memperoleh konferensi internasional yang menyatakan bahwa calon undangan untuk mempresentasikan makalahnya.;
  4. mendapatkan surat rekomendasi dari dekan fakultas yang menyatakan bahwa calon pelamar adalah dosen yang layak mengikuti dan diizinkan untuk meninggalkan tugas mengajar selama menghadiri konferensi di luar negeri;
  5. mengisi formulir (Form CT) secara lengkap;
  6. melampirkan naskah makalah yang akan dipresentasikan di konferensi;
  7. memiliki kemampuan berbahasa Arab/Inggris;
  8. lolos seleksi desk evaluation terhadap kelengkapan berkas administratif;
  9. diutamakan bagi calon peserta yang belum pernah mengikuti program serupa dari pihak manapun;
  10. melampirkan CV dan minimum salah satu dokumen data diri yang relevan (copy Paspor, NPWP, KTP) serta pasfoto berwarna terbaru (ukuran 4×6 sebanyak 1 (satu) lembar;
  11. bagi peserta yang sudah dinyatakan lulus, wajib mematuhi segala peraturan dan ketentuan yang berlaku dengan sungguh-sungguh serta penuh kejujuran (ditunjukkan dengan surat pernyataan di atas materai Rp 6.000,-).
  12. menandatangani surat pernyataan pertanggungjawab mutlak bermaterai Rp. 6000,-

Pendaftaran dan Seleksi

Prosedur pendaftaran calon peserta program bantuan Conference Travel Grants tahun 2017 adalah sebagai berikut.

  1. Calon peserta mengisi formulir pendaftaran Conference Travel Grants UIN Jakarta (form CT) tahun 2017. Formulir dapat didownload melalui tombol di bawah ini 
  2. Formulir yang sudah diisi lengkap tersebut kemudian diprint out dan dikirim bersama dengan semua berkas persyaratan dokumen ke LP2M Gedung Rektorat Lt 3, Kampus I UIN Jakarta;
  3. Tim Seleksi LP2M UIN Jakarta melakukan desk evaluation terhadap kelengkapan berkas administratif serta penilaian pada kualitas organisasi pelaksana konferensi internasional, website konferensi dan rencana output kegiatan;
  4. LP2M UIN Jakarta mengumumkan SK Rektor tentang kelulusan peserta Conference Travel Grants tahun 2017;

Pembiayaan

Untuk kegiatan program Conference Travel Grants tahun 2017 ini, UIN Jakarta menyediakan bantuan yang dapat digunakan membiayai/membayar:

  1. travel support (tiket pesawat ekonomi sekali pergi dan pulang, dan asuransi perjalanan);
  2. visa application fee;
  3. biaya akomodasi 2 malam;
  4. registration/conference fee;
  5. lumpsum maksimal 3 hari.

Komponen-komponen lain yang tidak disebutkan di atas mutlak dibebankan kepada para peserta. Anggaran yang dialokasikan dari UIN Jakarta adalah maksimal Rp. 25.000.000; (dua puluh lima juta rupiah) per paket travel grant.

Jadwal dan Tahapan Kegiatan*

Jadwal dan tahapan kegiatan Conference Travel Grants adalah sebagai berikut:

NoWaktuKegiatan
1Februari-April 2017Diseminasi Informasi Program
2Februari-September 2017Pendaftaran bisa ditutup ketika sudah memenuhi kuota
3Seminggu setelah aplikasi diterima LP2MPemeriksaan berkas administrasi dan seleksi
4Dua minggu setelah berkas aplikasi masukPengumuman kelulusan calon peserta
5Satu minggu sebelum keberangkatanPenandatanganan kontrak program
6Sebulan sebelum tanggal konferensiPengurusan surat tugas dan surat izin dari Kemenag dan Setneg satu bulan sebelum keberangkatan
7Maret – November 2017Pelaksanaan program
85 Desember 2017Batas akhir penyerahan laporan akademik dan administratif
*) Jadwal bersifat tentatif dan dapat berubah.